Kajen (13/02) - Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam (FEBI) UIN K.H. Abdurrahman Wahid Pekalongan menyelenggarakan kegiatan Workshop Pengelolaan Arsip Digital berlangsung secara khidmat dan akademis pada hari Jumat, 13 Februari 2026, bertempat di Meeting Room Lantai 3 FEBI. Kegiatan ini menjadi bagian dari upaya penguatan tata kelola kelembagaan berbasis sistem informasi dan transformasi digital dalam pengelolaan administrasi perguruan tinggi.
Workshop menghadirkan narasumber kompeten di bidang kearsipan, yaitu Aji Pramono, S.Tr.S.I. (Arsiparis Ahli Muda Kabupaten Pekalongan) dan Dr. Agung Kuswantoro, S.Pd., M.Pd. (Kepala UPT Kearsipan UNNES Semarang). Kegiatan dipandu oleh Atik Fara Noviana, S.I.P., M.Hum. (Arsiparis Terampil Kabupaten Pekalongan) sebagai moderator, yang mengarahkan jalannya diskusi secara sistematis dan interaktif.
Dalam laporan kegiatan, Wakil Dekan Bidang Administrasi Umum, Perencanaan, dan Keuangan, Dr. H. Tamamudin, S.E., M.M., menyampaikan bahwa workshop ini memiliki urgensi yang sangat erat dengan tata kelola organisasi modern. Pengelolaan arsip digital tidak hanya menjadi kebutuhan administratif, tetapi juga instrumen strategis dalam mewujudkan akuntabilitas, transparansi, dan efisiensi pengelolaan dokumen kelembagaan.
Dekan FEBI, Dr. H. AM. M. Muh. Khafidz MS, M.Ag., dalam sambutannya menyampaikan rasa syukur dan apresiasi kepada para narasumber, moderator, serta seluruh peserta workshop. Beliau menuturkan bahwa kegiatan ini sejatinya telah direncanakan sejak tahun 2024, namun sempat tertunda karena kebijakan efisiensi anggaran. “Alhamdulillah, pada hari ini kegiatan tersebut dapat terlaksana. Kita hidup di era efisiensi dan paperless, sehingga pengelolaan arsip digital perlu ditindaklanjuti dalam grand design tata kelola kelembagaan agar berdampak nyata dan membawa perubahan,” ungkapnya. Kegiatan secara resmi dibuka dengan bacaan basmalah dengan harapan memperoleh ridha Allah SWT.
Dalam sesi materi pertama Aji Pramono, S.Tr.S.I. memaparkan dasar dan strategi pengelolaan arsip digital dengan menekankan pentingnya regulasi kearsipan sebagai landasan hukum serta perkembangan definisi arsip yang kini mencakup arsip elektronik sebagai wujud akuntabilitas organisasi. Ia menjelaskan prinsip utama arsip digital yaitu autentisitas, integritas, reliabilitas, dan aksesibilitas yang harus diterapkan sejak tahap penciptaan dan penggunaan dokumen, termasuk melalui pemanfaatan Aplikasi SRIKANDI sebagai sistem kearsipan terintegrasi. Selain itu, dibahas pula aspek penyimpanan, pemeliharaan, alih media, penyusutan berdasarkan jadwal retensi, serta preservasi digital untuk menjamin keberlanjutan akses arsip, sekaligus menyoroti tantangan keamanan dan perubahan teknologi serta peran strategis arsiparis dalam menjaga tata kelola organisasi yang akuntabel.
Selanjutnya, Dr. Agung Kuswantoro, S.Pd., M.Pd. menyampaikan materi tentang kesiapan institusi dalam mendigitalisasi arsip. Ia menegaskan bahwa proses pengelolaan arsip secara manual tetap harus memperhatikan empat instrumen kearsipan, yakni klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, tata naskah dinas, dan hak keamanan akses. Digitalisasi tidak dapat dilakukan secara instan, melainkan melalui tahapan identifikasi, pengkodean, hingga pengkategorian arsip, dengan tetap melibatkan peran arsiparis atau penata arsip secara profesional.
Lebih lanjut, beliau menekankan bahwa digitalisasi arsip memerlukan komitmen partisipatif yang terintegrasi dari seluruh unsur kelembagaan, mulai dari pimpinan, staf administrasi, pengelola arsip, hingga seluruh civitas akademika. Dengan komitmen kolektif tersebut, proses digitalisasi akan lebih terkontrol, mudah dilaksanakan, serta menghasilkan sistem arsip yang tertata rapi, mudah ditemukan kembali, dan memiliki jaminan keamanan informasi yang jelas melalui SOP kearsipan yang terstruktur.
Kegiatan workshop berlangsung secara interaktif dan dinamis. Para peserta tampak antusias dan serius menyimak paparan materi dari para narasumber. Diskusi semakin hidup ketika sesi tanya jawab dibuka, di mana berbagai pertanyaan kritis dan reflektif diajukan terkait implementasi arsip digital di lingkungan fakultas. Workshop ini diharapkan menjadi langkah awal dalam mewujudkan tata kelola arsip digital FEBI yang profesional, sistematis, dan berkelanjutan di era transformasi digital.
Penulis : Nuzulul
Editor : Dr. H. Tamamudin, S.E., M.M.